Cancelamento por Substituição


O que é o cancelamento por substituição da NFC-e?

É um evento que deve ser utilizado para evitar a duplicidade de NFC-e para uma única venda, sendo uma emitida normalmente e outra em contingência fiscal.


Motivos para efetuar o cancelamento por substiuição

  • Evitar duplicidade de informações, pois duas notas fiscais emitidas para a mesma venda na prática não tem como ocorrer.
  • Evitar pagamento duplo de impostos.


Como o cancelamento por substituição funciona?

A duplicação de nota fiscal pode acontecer por diversos motivos. Um deles é a falta de comunicação com o sistema da SEFAZ: o emissor não tem uma resposta imediata e, então, emite uma nota de contingência, para ficar de posse do cliente.


Quando o sistema é restabelecido, a empresa verifica que a nota emitida pela primeira vez FOI autorizada, ocorrendo a duplicidade.


Nesse caso, a primeira nota precisa ser cancelada por substituição, já que a nota em contingência é a que vale – já que está em posse do cliente.


Normalmente, a Sefaz entende que um cancelamento de nota pode ocorrer em até 30 minutos da emissão. No caso do cancelamento por substituição, esse prazo pode ser maior, dependendo do tempo em que a comunicação com a secretaria de fazenda se restabeleça.


Exemplo prático

  1. A empresa envia para a Sefaz uma NFCe com tipo de emissão Normal (NFCe 1)
  2. Devido a algum problema ou indisponibilidade, não é possível obter o retorno se aquela NFCe foi ou não autorizada
  3. Sendo necessária realizar a venda, a empresa envia outra NFCe representando a mesma operação, porém agora em contingência Offline (NFCe 2)
  4. Quando o problema é resolvido, é verificado que a NFCe 1 havia sido autorizada pela a Sefaz. Porém a NFCe 2 também foi emitida (em contingência) e tem valor legal. Portanto existem 2 notas (NFCe 1 e NFCe 2) acobertando a mesma venda
  5. Neste caso, a empresa deve emitir um Cancelamento por Substituição cancelando a NFCe 1 e referenciando que a NFCe 2 foi emitida em seu lugar e é o documento de posse do consumidor


Regras para o cancelamento por substituição

  • A inclusão do evento deve ser feita no prazo de até 168 horas após a emissão do documento fiscal;
  • A data e a hora de emissão da primeira nota, que não obteve resposta, não pode ter intervalo maior que duas horas da que foi emitida em contingência offline.


Qual é o prazo para cancelar a NFC-e por substituição?

  • O cancelamento por substituição de NFC-e não pode ser superior a 168 horas, ou seja, 7 dias, a partir do momento em que o documento em contingência foi emitido.
  • Esse prazo é maior do que o de cancelamento de NFC-e, justamente por que o empreendedor pode ter dificuldades técnicas em restabelecer a comunicação com a SEFAZ.
  • Porém, é importante saber que cada Secretaria da Fazenda tem notas técnicas NFC-e diferentes, é possível que ocorram alterações nesse prazo em cada unidade federativa.
  • Por isso, é muito importante que você acompanhe os comunicados da Sefaz do seu estado.


Regras de Validação

Rejeição 910: Chave de Acesso NF-e Substituta inválida

Rejeição 911: Chave de Acesso NF-e Substituta incorreta

Rejeição 912: NF-e Substituta inexistente

Rejeição 913: NF-e Substituta Denegada ou Cancelada

Rejeição 914: Data de emissão da NF-e Substituta maior que 2 horas da data de emissão da NFe a ser cancelada

Rejeição 915: Valor total da NF-e Substituta difere do valor da NF-e a ser cancelada

Rejeição 916: Valor total do ICMS da NF-e Substituta difere do valor da NF-e a ser cancelada

Rejeição 917: Identificação do destinatário da NF-e Substituta difere da identificação do destinatário da NF-e a ser cancelada

Rejeição 918: Quantidade de itens da NF-e Substituta difere da quantidade de itens da NF-e a ser cancelada

Rejeição 919: Item da NF-e Substituta difere do mesmo item da NF-e a ser cancelada

Rejeição 920: Tipo de Emissão inválido no Cancelamento por Substituição


Realizando o cancelamento:

  1. No sistema , entrar na rotina de Manutenção de Notas Fiscais
  2. Localize e escolha a Nota que deve ser cancelada e aperte enter
  3. Escolha a opção Cancelamento por Substituição (Se disponível , pois dependendo da situação da N.F. perante o estado , não é possível ser efetuado essa opção)
  4. Na tela de cancelamento insira a chave da nota emitida em contingência e a justificativa do cancelamento;
  5. Após o preenchimento dos dados, Confirme a operação quando for perguntado.


Observações

  • Nota Técnica 2018.004 criou essa nova forma de cancelamento por substituição.
  • Produção iniciada a partir do dia 29 de Abril de 2019.